Polityka prywatności dla Gości

1. Wprowadzenie

Spółka Hotel Analytics s.r.o., numer identyfikacyjny (IČO): 06723756, z siedzibą Krakovská 582/23, 110 00 Praha 1, Republika Czeska, udostępnia gospodarzom usługę internetową i mobilną Best Guest (dalej „Usługa”) do rejestracji gości. Ten dokument wyjaśnia, jak przetwarzamy Twoje dane osobowe jako gościa — w dwóch odrębnych rolach opisanych poniżej — zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).

2. Nasze dwie role wobec Twoich danych

(a) Dane z formularza rejestracyjnego (check-in) — jesteśmy podmiotem przetwarzającym. Gospodarz, u którego się zakwaterowujesz, jest w odniesieniu do tych danych administratorem danych osobowych. My przetwarzamy je w imieniu gospodarza jako podmiot przetwarzający (art. 28 RODO), na podstawie umowy powierzenia zawartej z gospodarzem (Załącznik nr 1 do Regulaminu dla Gospodarzy). Oznacza to, że swoje prawa (dostęp, sprostowanie, usunięcie itd.) wykonujesz przede wszystkim wobec gospodarza; jeśli skontaktujesz się z nami bezpośrednio, przekażemy Twoje żądanie właściwemu gospodarzowi i pomożemy mu ją załatwić. Dane w formularzu może wpisać Twój gospodarz zamiast Ciebie — wtedy źródłem danych jest on.

(b) Dane konta Best Guest (zakładanego dobrowolnie) — jesteśmy administratorem. Jeżeli założysz własne konto Best Guest (logowanie kodem e-mailowym, zapisany profil na przyszłe pobyty, ustawienia zgód), jesteśmy w odniesieniu do tych danych administratorem danych osobowych. W odniesieniu do tych danych możesz wykonywać swoje prawa bezpośrednio wobec nas (zob. pkt 9 i 10). Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych.

3. Kategorie przetwarzanych danych i cele przetwarzania

(a) Dane z formularza rejestracyjnego (przetwarzamy jako podmiot przetwarzający w imieniu gospodarza):

• Imię i nazwisko — ustalenie osoby, której dotyczy pobyt i opłata miejscowa lub uzdrowiskowa; wpis do rejestru osób zobowiązanych do uiszczenia opłaty prowadzonego przez gospodarza.
• Dane o pobycie (daty, a jeżeli zostały wprowadzone — także godziny przyjazdu i wyjazdu; liczba nocy) — obliczenie należnej opłaty za noc lub dobę pobytu.
• Adres zamieszkania — tylko tam, gdzie wymaga go rejestr opłaty (wymóg może wynikać z uchwały rady gminy, a od 1 stycznia 2027 r. wynika wprost z ustawy) — wpis do rejestru.
• Informacja o zwolnieniu z opłaty (jeżeli o nie wnosisz) — zastosowanie zwolnienia i zapisanie „tytułu niepobrania” opłaty. Niektóre zwolnienia ujawniają stan zdrowia lub niepełnosprawność (dane szczególnej kategorii, art. 9 RODO); zapisujemy je wyłącznie po tym, jak w formularzu udzielisz na to odrębnej, wyraźnej zgody.
• Podpis — potwierdzenie prawidłowości danych podanych przez gościa; zapisywany w profilu konta tylko wtedy, gdy założysz konto i zapiszesz profil (zob. Regulamin dla Gości).
• Dane kontaktowe (adres e-mail, numer telefonu — o ile zostały wprowadzone przez Ciebie lub gospodarza) — przekazywanie informacji o pobycie i o opłacie.
• Dane o opłacie (kwota, data wpłaty, oznaczenie jako zapłacona) — rozliczenie opłaty i potwierdzenie płatności.

Czego nie zbieramy w Polsce: numeru ani kopii dokumentu tożsamości lub podróży, numeru PESEL, daty urodzenia, obywatelstwa ani numeru wizy — w polskich obiektach Usługa o nie nie pyta, a dane te nie są potrzebne do rozliczenia opłaty.

Podstawy prawne po stronie gospodarza (jako administratora): obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) — tam, gdzie obowiązek prowadzenia rejestru i pobrania opłaty wynika z przepisów prawa (ustawa z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych oraz uchwała rady gminy); w pozostałym zakresie prawnie uzasadniony interes gospodarza (lit. f) polegający na prawidłowym rozliczeniu opłaty i obronie przed roszczeniami. Dane o zdrowiu — wyraźna zgoda (art. 9 ust. 2 lit. a RODO).

(b) Dane konta zakładanego dobrowolnie (przetwarzamy jako administrator):

• Dane kontaktowe (e-mail) — logowanie jednorazowym kodem, zabezpieczenie konta, komunikacja; podstawa prawna: wykonanie umowy o prowadzenie konta (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Profil gościa (dobrowolnie zapisane dane identyfikacyjne i kontaktowe z poprzednich pobytów) — uproszczenie wypełniania kolejnych formularzy; podstawa prawna: zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
• Ustawienia zgód (zgoda na przetwarzanie danych osobowych, akceptacja regulaminu, preferencje marketingowe) — ewidencja udzielonych zgód; podstawa prawna: obowiązek prawny wykazania zgody (art. 6 ust. 1 lit. c w zw. z art. 7 ust. 1 RODO).
• Dzienniki techniczne (adres IP, dane urządzenia) — bezpieczeństwo Usługi i ochrona przed nadużyciami; podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

4. Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

• Zgoda osoby, której dane dotyczą — wykorzystujemy ją w szczególności przy zapisywaniu profilu na przyszłe pobyty (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) oraz przy zapisaniu informacji o zdrowiu lub niepełnosprawności w związku ze zwolnieniem (art. 9 ust. 2 lit. a RODO); zgoda jest dobrowolna i możesz ją w każdej chwili cofnąć, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem. Cofnięcie zgody nie uniemożliwia wypełnienia formularza jako gość niezarejestrowany; cofnięcie zgody na przetwarzanie danych o zdrowiu oznacza, że gospodarz nie może zastosować zwolnienia, które się na nich opiera. Gospodarz może być jednak zobowiązany odnotować w rejestrze tytuł niepobrania opłaty (od 1 stycznia 2027 r. — art. 17 ust. 15 pkt 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych), co może wymagać dalszego przechowywania tej informacji pomimo cofnięcia zgody.
• Wykonanie umowy — niezbędne do zapewnienia funkcji konta (zapisanie profilu, logowanie) — art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Obowiązek prawny — w przypadku danych z formularza jest to obowiązek gospodarza wynikający z przepisów o podatkach i opłatach lokalnych; my przetwarzamy te dane jako podmiot przetwarzający na polecenie gospodarza.
• Prawnie uzasadniony interes — zapewnienie bezpieczeństwa Usługi i ochrona przed nadużyciami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Podanie danych w formularzu (imię i nazwisko, daty pobytu, ewentualnie adres zamieszkania) jest warunkiem rozliczenia opłaty miejscowej przez gospodarza; jeżeli ich nie podasz, gospodarz nie będzie mógł prawidłowo rozliczyć opłaty, a skutki ustalają przepisy i umowa o zakwaterowanie. Podanie danych do konta jest dobrowolne.

5. Okres przechowywania danych osobowych

• Dane z formularza rejestracyjnego (rejestr opłaty miejscowej): okres przechowywania ustala gospodarz jako administrator. Ustawa nie wskazuje wprost terminu przechowywania takiego rejestru; gospodarz może go przechowywać tak długo, jak może być zobowiązany do wykazania prawidłowego pobrania i odprowadzenia opłaty — zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej o przedawnieniu zobowiązania podatkowego: 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności (art. 70 § 1). My przetwarzamy te dane w imieniu gospodarza tak długo, jak korzysta on z Usługi; po zakończeniu jego umowy z nami zachowujemy dane z pobytów zakończonych w ciągu ostatnich 6 lat (w zakresie niezbędnym do wykazania prawidłowości rozliczenia), a starsze anonimizujemy.
• Dane konta: dopóki konto istnieje; po złożeniu wniosku o usunięcie konta biegnie 30-dniowy okres ochronny, po którego upływie dane są trwale usuwane lub anonimizowane (zob. pkt 9).
• Podpis zapisany w profilu: przechowywany przez czas istnienia konta, usuwany wraz z kontem.
• Dzienniki techniczne: maksymalnie 12 miesięcy.

6. Odbiorcy danych osobowych

Twoje dane z formularza rejestracyjnego mogą być udostępnione:

• gospodarzowi, u którego się rejestrujesz (jako administratorowi);
• organom publicznym (organ podatkowy, gmina) — wyłącznie przez gospodarza i w zakresie wymaganym przepisami, np. w razie kontroli rejestru opłaty miejscowej; Usługa sama nie przekazuje Twoich danych żadnemu organowi (w szczególności nie zgłasza pobytu policji ani organom gminy prowadzącym ewidencję ludności);
• Contabo GmbH (Aschauer Straße 32a, 81549 München, Niemcy) — hosting i przechowywanie danych w centrach danych w UE;
• Sinch Mailgun — wysyłanie transakcyjnych wiadomości e-mail (np. kod weryfikacyjny do logowania).

Dane konta są udostępniane wyłącznie Contabo GmbH i Sinch Mailgun oraz — jeżeli wymaga tego prawo — organom publicznym. Wszyscy dostawcy zewnętrzni są związani umowami zgodnie z art. 28 RODO. Twoje dane osobowe są przechowywane wyłącznie na terytorium Unii Europejskiej i nie są przekazywane poza UE. Ponieważ siedziba Hotel Analytics s.r.o. znajduje się w Czechach, przekazanie danych z Polski do naszej spółki odbywa się w obrębie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

7. Bezpieczeństwo danych osobowych

Wdrożyliśmy środki techniczne i organizacyjne zapewniające odpowiedni poziom bezpieczeństwa Twoich danych (szyfrowanie w transmisji i w spoczynku, kontrola dostępu, kopie zapasowe). Szczegóły są dostępne na stronie „Bezpieczeństwo i zaufanie” w serwisie Usługi.

Nie podejmujemy zautomatyzowanych decyzji indywidualnych ani nie dokonujemy profilowania w rozumieniu art. 22 RODO.

8. Pliki cookie i analityka

Strona bestguest.pl korzysta z Plausible Analytics — narzędzia do pomiaru ruchu, które nie zapisuje w Twoim urządzeniu plików cookie ani innych informacji i nie tworzy profili odwiedzających. Aplikacja Best Guest używa wyłącznie pamięci technicznej niezbędnej do jej działania (dane logowania i sesji) — zgodnie z art. 399 ust. 3 pkt 2 Prawa komunikacji elektronicznej nie wymaga to Twojej zgody; nie stosujemy reklamowych ani śledzących plików cookie. Informacje o pozostałych zapisach w przeglądarce, które dotyczą strony internetowej, znajdziesz w Polityce prywatności dla Gospodarzy.

9. Twoje prawa jako osoby, której dane dotyczą

Masz prawo do: dostępu do danych (art. 15 RODO), ich sprostowania (art. 16), usunięcia (art. 17), ograniczenia przetwarzania (art. 18), przenoszenia danych (art. 20 — w zakresie, w jakim ma zastosowanie), sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21), cofnięcia zgody w dowolnym momencie (art. 7 ust. 3) oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego (art. 77): w Polsce — do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), a także do czeskiego organu nadzorczego (Úřad pro ochranu osobních údajů).

Jak wykonać te prawa w odniesieniu do danych z formularza rejestracyjnego: zwróć się przede wszystkim do gospodarza, u którego miał miejsce Twój pobyt — to on jest ich administratorem. Jeżeli skontaktujesz się z nami bezpośrednio pod adresem privacy@bestguest.cz, przekażemy Twoją prośbę właściwemu gospodarzowi i pomożemy mu ją załatwić. Pamiętaj, że gospodarz może mieć obowiązek lub uzasadniony interes w dalszym przechowywaniu danych, na których opiera się rozliczenie opłaty (pkt 5).

Jak wykonać te prawa w odniesieniu do danych konta: skontaktuj się z nami bezpośrednio pod adresem privacy@bestguest.cz lub skorzystaj z narzędzi samoobsługowych opisanych niżej.

Wykonanie prawa do usunięcia danych — usunięcie konta

Konto możesz usunąć samodzielnie, bez kontaktu z pomocą techniczną, na stronie Konto w aplikacji dla Gości. Po zweryfikowaniu tożsamości (jednorazowym kodem wysłanym na Twój e-mail) konto zostaje natychmiast dezaktywowane, a wszystkie sesje na wszystkich urządzeniach zostają zakończone, i rozpoczyna się 30-dniowy okres ochronny. Na 7 dni i na 1 dzień przed ostatecznym usunięciem wyślemy Ci przypomnienia e-mailem; w okresie ochronnym możesz w każdej chwili przywrócić konto — wystarczy zalogować się ponownie i potwierdzić przywrócenie.

Po upływie okresu ochronnego dane konta (profil, zapisany podpis, ustawienia zgód) trwale usuniemy lub zanonimizujemy. Usunięcie konta nie wpływa na zapis o Twoim pobycie w rejestrze opłaty prowadzonym przez gospodarza — gospodarz może go przechowywać przez okres wskazany w pkt 5, niezależnie od stanu Twojego konta Best Guest. Z pytaniami dotyczącymi usunięcia konta skontaktuj się z nami pod adresem privacy@bestguest.cz.

10. Dane kontaktowe

W celu skorzystania ze swoich praw lub w razie pytań dotyczących przetwarzania Twoich danych osobowych skontaktuj się z nami pod adresem privacy@bestguest.cz.

Jeżeli uważasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza RODO, masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, uodo.gov.pl (skargi w formie elektronicznej składa się przez ePUAP lub biznes.gov.pl; adres e-mail kancelarii nie służy do składania skarg), albo do czeskiego organu nadzorczego — Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz.

11. Zmiany polityki prywatności

Możemy od czasu do czasu aktualizować niniejszą politykę, w celu uwzględnienia zmian w naszych praktykach lub wymogach prawnych. O istotnych zmianach poinformujemy Cię na naszej stronie internetowej lub — jeżeli masz konto — e-mailem.

Niniejsza polityka wchodzi w życie z dniem 1 listopada 2026 r.