Polityka prywatności dla Gospodarzy

1. Wprowadzenie

Spółka Hotel Analytics s.r.o., numer identyfikacyjny (IČO): 06723756, z siedzibą Krakovská 582/23, 110 00 Praha 1, Republika Czeska (dalej „my” lub „administrator”), świadczy usługę internetową i mobilną Best Guest (dalej „Usługa”), która pomaga w sprawnej rejestracji gości i wykonywaniu obowiązków prawnych w zakresie najmu krótkoterminowego. Ochrona Twoich danych osobowych jest dla nas ważna. Niniejsza polityka opisuje, jak przetwarzamy dane osobowe gospodarzy zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO). Jeżeli prowadzisz działalność jako spółka lub inny podmiot niebędący osobą fizyczną, polityka dotyczy danych osób, które w Twoim imieniu korzystają z Usługi lub kontaktują się z nami.

2. Nasza rola: administrator

W odniesieniu do danych opisanych w tym dokumencie (konto, rozliczenia, komunikacja, marketing) jesteśmy administratorem danych osobowych. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych; w sprawach ochrony danych skontaktuj się z nami pod adresem privacy@bestguest.cz.

W odniesieniu do danych osobowych Twoich gości, które zbierasz za pośrednictwem Usługi (imię i nazwisko, daty pobytu, podpis, informacje o zwolnieniu z opłaty, w tym — wyłącznie po odrębnej, wyraźnej zgodzie Gościa — o jego zdrowiu lub niepełnosprawności, oraz — tam, gdzie wymaga tego rejestr opłaty — adres zamieszkania), administratorem jesteś Ty, a my działamy jako podmiot przetwarzający na podstawie art. 28 RODO — zob. umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, Załącznik nr 1 do Regulaminu dla Gospodarzy. Przetwarzanie tych danych opisuje Polityka prywatności dla Gości, którą zalecamy udostępniać gościom.

3. Kategorie przetwarzanych danych i cele przetwarzania

Przetwarzamy następujące kategorie Twoich danych osobowych:

• Dane identyfikacyjne i dane konta (imię i nazwisko lub nazwa firmy, adres, NIP, numer rachunku bankowego do wpłat opłaty miejscowej, adres obiektu, język konta, dane logowania) — założenie i prowadzenie konta, wykonanie umowy o świadczenie Usługi; podstawa prawna: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Dane rozliczeniowe (historia płatności, dane do faktur; dane karty płatniczej przetwarza wyłącznie PayU — nie przechowujemy ich na naszych serwerach) — rozliczanie opłat za Usługę, wystawianie i przechowywanie faktur, dochodzenie roszczeń; podstawa prawna: wykonanie umowy, obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c — przepisy podatkowe i rachunkowe, które nas dotyczą), prawnie uzasadniony interes (lit. f — dochodzenie roszczeń).
• Dane kontaktowe (e-mail, telefon) — komunikacja z użytkownikiem, wsparcie, powiadomienia o Usłudze; podstawa prawna: wykonanie umowy; marketing: zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej).
• Dane techniczne (identyfikator urządzenia, typ przeglądarki, adres IP — także w postaci skrótu, historia logowań) — zapewnienie bezpieczeństwa Usługi, wykrywanie nadużyć, ograniczanie liczby zapytań, analiza; podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Dane z publicznego rejestru — jeżeli w formularzu rejestracyjnym lub ustawieniach wpiszesz numer NIP, Usługa może pobrać dane podmiotu z wykazu podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (nazwa, adres siedziby lub działalności, status VAT) i zaproponować je w formularzu. Są to dane, których nie otrzymujemy bezpośrednio od Ciebie (art. 14 RODO); ich źródłem jest publiczny wykaz podatników VAT. Odpowiedzi rejestru zapisujemy w pamięci podręcznej do 30 dni (a informację, że rejestr nie zna danego numeru — do 1 dnia), by ograniczać liczbę zapytań. Podstawa prawna: wykonanie umowy (ułatwienie rejestracji) i prawnie uzasadniony interes (lit. f).

Podanie danych identyfikacyjnych, kontaktowych i rozliczeniowych jest dobrowolne, ale niezbędne do założenia konta i zawarcia umowy; bez nich nie możemy świadczyć Usługi. Dane osób działających w imieniu Gospodarza będącego spółką lub inną jednostką pochodzą od tego Gospodarza (art. 14 ust. 2 lit. f RODO).

4. Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie na podstawie następujących przesłanek:

• Wykonanie umowy — przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której jesteś stroną, lub do podjęcia działań na Twoje żądanie przed jej zawarciem (np. założenie konta, obsługa rejestracji) — art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Obowiązek prawny — przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych, które na nas ciążą (np. przepisy podatkowe i rachunkowe dotyczące dokumentacji naszej spółki) — art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• Prawnie uzasadniony interes — przetwarzanie jest niezbędne do realizacji naszych prawnie uzasadnionych interesów, takich jak poprawa działania Usługi, zabezpieczenie systemu, ochrona przed nadużyciami czy prowadzenie dokumentacji na potrzeby dochodzenia roszczeń, o ile nie przeważają nad nimi Twoje interesy lub podstawowe prawa i wolności — art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Masz prawo wnieść sprzeciw (pkt 9).
• Zgoda — przy komunikacji marketingowej przetwarzamy dane na podstawie Twojej zgody, którą możesz w każdej chwili cofnąć — art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

5. Okres przechowywania danych osobowych

• Dokumenty księgowe i podatkowe: 10 lat (zgodnie z przepisami czeskiego prawa podatkowego i rachunkowego, którym podlega nasza spółka).
• Dane konta użytkownika: czas obowiązywania umowy oraz okres niezbędny do dochodzenia roszczeń (do 4 lat po jej zakończeniu).
• Dane o zgodzie na marketing: do czasu cofnięcia zgody.
• Dzienniki techniczne: maksymalnie 12 miesięcy; dzienniki wysyłki wiadomości e-mail: 7 dni.
• Odpowiedzi Wykazu podatników VAT w pamięci podręcznej: do 30 dni.

6. Odbiorcy danych osobowych

Twoje dane osobowe możemy udostępniać:

• spółce PayU S.A. (z siedzibą przy ul. Grunwaldzkiej 186, 60-166 Poznań), która jako odrębny administrator przetwarza dane niezbędne do realizacji płatności kartą (w szczególności dane płatnicze i identyfikacyjne płatnika) w celu zapłaty za Usługę;
• Contabo GmbH (Aschauer Straße 32a, 81549 München, Niemcy) — hosting i przechowywanie danych w centrach danych w UE;
• Sinch Mailgun — wysyłanie transakcyjnych wiadomości e-mail (korzystamy z regionu unijnego);
• organom publicznym, sądom i podmiotom uprawnionym — wyłącznie wtedy, gdy obowiązek takiego udostępnienia wynika z przepisów prawa.

Wszyscy dostawcy zewnętrzni, którym powierzamy dane, są związani umowami zgodnie z art. 28 RODO i przetwarzają dane wyłącznie w niezbędnym zakresie. Twoje dane osobowe są przechowywane na terytorium Unii Europejskiej i nie przekazujemy ich do państw trzecich. Ponieważ siedziba naszej spółki znajduje się w Czechach, dane przekazywane z Polski do nas pozostają w Europejskim Obszarze Gospodarczym — nie jest to przekazanie do państwa trzeciego w rozumieniu rozdziału V RODO.

7. Bezpieczeństwo danych osobowych i zautomatyzowane decyzje

Wdrożyliśmy środki techniczne i organizacyjne zapewniające odpowiedni poziom bezpieczeństwa Twoich danych osobowych. Regularnie je przeglądamy i aktualizujemy zgodnie z najnowszymi standardami bezpieczeństwa. Szczegóły są dostępne na stronie „Bezpieczeństwo i zaufanie” w serwisie Usługi.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie: nasza spółka nie podejmuje zautomatyzowanych decyzji indywidualnych ani nie dokonuje profilowania w rozumieniu art. 22 RODO.

8. Pliki cookie, pamięć przeglądarki i analityka

Strona bestguest.pl korzysta z Plausible Analytics, czyli narzędzia do pomiaru ruchu działającego na naszych serwerach. Nie zapisuje ono plików cookie ani innych informacji w Twoim urządzeniu i nie tworzy profili odwiedzających, dlatego nie wymaga zgody, o której mowa w art. 399 ust. 1 Prawa komunikacji elektronicznej.

Źródło wejścia na stronę. Aby wiedzieć, która strona lub kampania doprowadziła do założenia konta, strona zapisuje w pamięci sesji przeglądarki (sessionStorage) pierwszą odwiedzoną podstronę, parametry kampanii (UTM, identyfikatory kliknięć) oraz nazwę domeny strony odsyłającej (bez ścieżki i parametrów). Informacje te są usuwane po zamknięciu karty i dodawane jako parametry adresu wyłącznie do linków prowadzących do aplikacji, gdy klikniesz taki link. Dodatkowo strona zapisuje w pamięci lokalnej przeglądarki (localStorage) wybrany motyw wyglądu.

Linki partnerskie. Jeżeli otworzysz link jednego z naszych partnerów (np. portalu noclegowego, który Best Guest poleca), strona i aplikacja Best Guest zapisują w pamięci lokalnej przeglądarki oznaczenie partnera i czas otwarcia linku. Zapis nie zawiera żadnych innych danych, nie jest udostępniany partnerowi ani nikomu innemu, kolejny link partnerski go zastępuje, a po 30 dniach nie jest używany i jest usuwany. Jeżeli w tym czasie założysz konto, zapiszemy przy nim, z polecenia którego partnera korzystasz z naszej oferty, aby zapewnić Ci powitalną korzyść z oferty partnera (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) i rozliczyć jego wynagrodzenie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Partner nie dowie się od nas Twojego imienia i nazwiska ani danych kontaktowych. Zapis możesz w każdej chwili usunąć, czyszcząc dane witryny w przeglądarce.

Poza opisanymi wyżej zapisami aplikacja Best Guest używa wyłącznie pamięci technicznej niezbędnej do jej działania (dane logowania i sesji); nie stosujemy reklamowych ani śledzących plików cookie.

9. Twoje prawa jako osoby, której dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

• Prawo dostępu do Twoich danych osobowych (art. 15 RODO)
• Prawo do sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych (art. 16)
• Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) na warunkach określonych w RODO (art. 17)
• Prawo do ograniczenia przetwarzania w przypadkach określonych w RODO (art. 18)
• Prawo do przenoszenia danych do innego administratora (art. 20)
• Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21)
• Prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem (art. 7 ust. 3)
• Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (art. 77 RODO): w Polsce — do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), a także do organu nadzorczego państwa siedziby administratora — czeskiego organu nadzorczego (Úřad pro ochranu osobních údajů)

Wykonanie prawa do usunięcia danych — usunięcie konta

Konto możesz usunąć samodzielnie, bez kontaktu z pomocą techniczną, w sekcji Ustawienia → Zabezpieczenia aplikacji administracyjnej. Po zweryfikowaniu tożsamości (hasłem lub jednorazowym kodem wysłanym na Twój e-mail) konto zostaje natychmiast dezaktywowane, a wszystkie sesje na wszystkich urządzeniach zostają zakończone, i rozpoczyna się 30-dniowy okres ochronny. Na 7 dni i na 1 dzień przed ostatecznym usunięciem wyślemy Ci przypomnienia e-mailem; w okresie ochronnym możesz w każdej chwili przywrócić konto — wystarczy zalogować się ponownie i potwierdzić przywrócenie. Jeżeli jesteś jedynym właścicielem przestrzeni roboczej, potwierdzenie spowoduje anulowanie aktywnej subskrypcji, a przestrzeń zostanie zamknięta z końcem okresu ochronnego. Samoobsługowe usunięcie konta nie jest możliwe, dopóki istnieją nieopłacone faktury lub trwa zobowiązanie wynikające z Umowy o zobowiązaniu przejściowym; wówczas napisz do nas — dane niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń zachowamy na podstawie art. 17 ust. 3 lit. e RODO, a pozostałe usuniemy.

Po upływie okresu ochronnego Twoje dane osobowe trwale usuniemy lub zanonimizujemy. Dane, które jesteśmy zobowiązani przechowywać na podstawie prawa — w szczególności dokumenty księgowe — przechowujemy przez okresy wskazane w pkt 5. Rejestry i zestawienia, które masz obowiązek przechowywać (np. rejestr opłaty miejscowej), należy pobrać z Usługi przed usunięciem konta (pkt 7.6 Regulaminu dla Gospodarzy). Z pytaniami dotyczącymi usunięcia konta skontaktuj się z nami pod adresem privacy@bestguest.cz.

10. Dane kontaktowe

W celu skorzystania ze swoich praw lub w razie pytań dotyczących przetwarzania Twoich danych osobowych skontaktuj się z nami pod adresem privacy@bestguest.cz.

Jeżeli uważasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza RODO, masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, uodo.gov.pl (skargi w formie elektronicznej składa się przez ePUAP lub biznes.gov.pl; adres e-mail kancelarii nie służy do składania skarg), albo do czeskiego organu nadzorczego — Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz.

11. Zmiany polityki prywatności

Możemy od czasu do czasu aktualizować niniejszą politykę, w celu uwzględnienia zmian w naszych praktykach lub wymogach prawnych. O istotnych zmianach poinformujemy Cię na naszej stronie internetowej lub e-mailem.

Niniejsza polityka wchodzi w życie z dniem 1 listopada 2026 r.